Känner du liksom många andra att möten har blivit till en stor stressfaktor i arbetslivet när det egentligen borde vara ett hjälpmedel? Faktum är att möten är en förutsättning för framgång – om det görs på rätt sätt. Nu blomstrar nya mötestrender för att effektivisera och göra möten till en trevligare upplevelse. Vi har samlat några av dem.
Per Hörberg skriver i sin nya bok “Mötas på riktigt” om avsikt, agenda och arbetsform som tre förutsättningar för lyckade möten. Det kan låta självklart, men kalla aldrig till ett möte utan en tydlig avsikt. Allt för många kallar till möte av ren vana utan att fundera på vad som behöver diskuteras. Kommunicera dessutom agendan med deltagarna innan mötet och formulera en konkret och inspirerande mening kring vad det ska handla om. Och slutligen, variera mötesformerna. Bryt det förutsägbara och skapa utrymme för dialog! Om mötets syfte är att vara ett utrymme för kreativitet bör även arbetsformen vara kreativ.
Den senaste mötestrenden handlar om att förändra just arbetsformen, från stillasittande till gående. Varför stänger vi in oss i ett rum när vi kan ta mötet gående i stället? Att göra mötet till en promenad bidrar både till motion, inspiration och miljöombyte. Eftersom koncentrationssvårigheter blir allt vanligare, är chansen stor att ni får ut mer av ett gående möte när deltagarna slipper sitta still och fokusera.
Nog för att effektiva och resultatinriktade möten är viktiga, men se även till att planera in “feel good-möten” vars enda syfte är att få medarbetarna att må bättre. Det är inte fel att kalla till ett möte för att prata om trivsel, arbetsmiljö eller förslag på gemensamma aktiviteter för teambuilding. Forskning visar nämligen att goda samtal ökar både vår kreativitet och vårt välbefinnande, vilket i sin tur gör oss effektivare i det långa loppet.
Ofta handlar möten om information och planering men ibland är mötets syfte att ta fram idéer till ett nytt projekt. Du kanske känner igen dig i att den där förlösande tanken eller eureka-momentet sällan uppstår i mötesrummet, utan kommer till dig i korridoren i samtalet med en kollega eller vid kaffemaskinen där hierarki och positionering inte har lika stor betydelse.
Anledningarna kan vara många men ofta handlar det om de kreativitetshämmande hierarkier som kan uppstå i ett mötesrum. Istället för att mötet får handla om idéer skapas ett tillfälle för mötesdeltagarna att mäta sin status och visa vilken plats de har i organisationen – vem som är överordnad och vem som är underordnad, vem som får ta plats och vem som får säga vad. Så, hur slopar vi hierarkierna och får in korridorstämningen i mötesrummet?
I diplomaten Jan Eliassons sommarprogram 2013 berättar han om ett medlingsuppdrag där han lyckades få två stridande parter att komma överens genom att bjuda in dem till en gemensam frukost. Det visade sig resultera i framgång och fred mellan de inblandade länderna.
Det han gjorde var helt enkelt att bryta den traditionella mötesformen och skapa en öppen stämning utan hierarkier där deltagarna kunde känna sig bekväma och sänka garden. Börja därför ett idémöte med en gemensam frukost, en aktivitet eller bara med att bestämma att ni pratar om något helt annat de första femton minuterna.
